KI-Transparenzerklärung

Structify Solutions UG (haftungsbeschränkt)
Version 2.0 · gültig ab 01.11.2026

Diese Erklärung beschreibt, wo und wie wir künstliche Intelligenz (KI) in unseren Produkten und auf unserer Website einsetzen. Sie ergänzt unsere Datenschutzerklärung und erfüllt unsere Transparenzpflichten nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung).

1. Unser Grundsatz: KI unterstützt, der Mensch entscheidet

KI ist für uns ein Werkzeug. Sie nimmt Fachleuten wiederkehrende Arbeit ab, etwa das Abtippen von Sprachnotizen oder das Vorsortieren von Mängeln, und verbessert die Vollständigkeit der Dokumentation. Sie ersetzt keine fachliche Verantwortung. Drei Regeln gelten immer:

• Menschen behalten die Kontrolle. Alle KI-Ergebnisse sind Vorschläge, die geprüft, bearbeitet und freigegeben werden. Ausgenommen sind nur automatische Benachrichtigungen in Structify Operate, die nach festen Regeln ausgelöst werden; ob sie ausgelöst werden, entscheidet nicht die KI (Abschnitt 6).
• Daten bleiben geschützt. Hosting und Speicherung erfolgen in Deutschland; KI-Anbieter dürfen Ihre Inhalte nicht zum Training verwenden.
• Der Einsatz bleibt nachvollziehbar. Wir sagen Ihnen, wann Sie mit KI arbeiten, und kennzeichnen KI-Ergebnisse.

2. Wo wir KI einsetzen

3. Welche Anbieter wir einsetzen

Setzen wir weitere oder andere Anbieter ein, aktualisieren wir diese Übersicht. Für Kunden gilt zusätzlich das Verfahren für neue Unterauftragsverarbeiter im Auftragsverarbeitungsvertrag.

4. Was mit Ihren Inhalten geschieht

• Zweckbindung: An die Anbieter übermitteln wir nur die Inhalte, die für die jeweilige Funktion nötig sind, und nur, wenn Sie die Funktion nutzen.
• Kein Training bei den Anbietern: Mit allen KI-Anbietern ist vertraglich vereinbart, dass sie Ihre Inhalte nicht zum Training von KI-Modellen verwenden.
• Kein Training bei Structify ohne Zustimmung: Wir selbst trainieren keine KI-Modelle mit Inhalten unserer Kunden, es sei denn, die Geschäftsführung des Kunden schaltet dies für ihre Organisation ausdrücklich ein. Die Einstellung ist standardmäßig aus; solange wir sie nicht anbieten, findet kein Training statt.
• Speicherdauer bei den Anbietern: Die Anbieter speichern Inhalte nur, soweit es für die Leistung und die Missbrauchskontrolle nötig ist, und nur für die vertraglich begrenzte Dauer. Analysefotos der KI-Foto-Auswertung löschen wir bei uns nach 90 Tagen.

5. Speicherort und Übermittlung

Hosting und Speicherung in Deutschland (EU). Für KI-Auswertungen (Sprache, Text, Bilder) nutzen wir US-Anbieter (OpenAI, Anthropic; für den Sprachassistenten Retell AI) auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen und EU-Standardvertragsklauseln.

Die Übertragung ist durchgängig verschlüsselt. Für jeden Anbieter haben wir die Folgen der Übermittlung abgeschätzt und ergänzende Schutzmaßnahmen festgelegt. Einzelheiten stehen im Grundteil der Datenschutzerklärung (G7) und in Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

6. Einordnung nach der KI-Verordnung

• Rolle: Structify ist Anbieter der KI-gestützten Funktionen in den eigenen Produkten und Betreiber, soweit wir KI für eigene Zwecke nutzen.

• Keine Hochrisiko-Einstufung: Die KI-Funktionen in Structify Web, Desktop und Mobile sowie auf unserer Website sind unterstützende Werkzeuge: Ihre Ergebnisse sind Vorschläge oder Auskünfte, über deren Verwendung Menschen entscheiden. Sie treffen keine selbst wirksamen Entscheidungen und steuern keine Anlagen. Wir ordnen sie deshalb nicht den Hochrisiko-Bereichen nach Anhang III der KI-Verordnung zu; eine EU-Konformitätserklärung ist für sie nicht erforderlich. Für Structify Operate gilt der nächste Punkt.

• Structify Operate: Structify Operate wird beim Betrieb von Anlagen der Wärme- und Energieversorgung eingesetzt. Seine KI-Funktionen sind nicht dafür bestimmt, als Sicherheitsbauteil im Betrieb kritischer Infrastruktur, insbesondere der Wärme-, Gas- oder Stromversorgung, verwendet zu werden (Anhang III Nr. 2 der KI-Verordnung). Wir ordnen sie deshalb nicht als Hochrisiko-KI-System ein:

  • Die KI-Funktionen geben keine Steuerbefehle aus, greifen nicht in den Betrieb der Anlagen ein und haben keinen Zugriff auf Steuerungs- oder Leittechnik.
  • Sie sind nicht für Sicherheitsaufgaben bestimmt. Structify Operate ist keine Sicherheits-, Leit- oder Alarmeinrichtung. Der Betreiber setzt es nach unseren Nutzungsbedingungen nur ein, wenn die Schutz- und Sicherheitseinrichtungen seiner Anlagen und die vorgeschriebene Überwachung unabhängig von Structify Operate arbeiten, sodass ein Ausfall oder Fehler von Structify Operate weder die Anlagen noch Personen gefährdet (Nutzungsbedingungen § 11 Abs. 3).
  • Sie dokumentieren, werten aus, berechnen und empfehlen. Empfehlungen, etwa zu Bestellungen oder Wartungen, werden erst umgesetzt, wenn eine berechtigte Person sie geprüft und freigegeben hat.
  • Automatische Benachrichtigungen: Einige Hinweise löst Structify Operate ohne vorherige Freigabe aus, und zwar nach festen Regeln, nicht durch eine Entscheidung der KI. Überschreitet ein erfasster Messwert einen eingestellten Grenzwert, legt Structify Operate ein Ticket an; bleibt eine Störung über eine festgelegte Zeit unbearbeitet, kennzeichnet es das Ticket als „eskaliert“. In beiden Fällen benachrichtigt es die dafür eingetragenen Personen in der Anwendung und per E-Mail. Die KI formuliert dabei nur Erläuterungen und den Text der Benachrichtigung. Diese Benachrichtigungen ergänzen die Überwachung durch den Betreiber; sie ersetzen sie nicht.

  Wir prüfen diese Einordnung erneut, bevor wir Structify Operate erweitern, insbesondere bevor eine Funktion Anlagen steuern oder Sicherheitsaufgaben übernehmen würde.

• Wir überprüfen diese Einordnung, wenn sich Funktionen, Einsatzzweck oder Rechtslage wesentlich ändern.

7. Kennzeichnung

Die Transparenzpflichten nach Art. 50 der KI-Verordnung gelten seit dem 2. August 2026. Wir erfüllen sie so:

• Hinweis vor der Interaktion: Bevor Sie mit einem KI-Assistenten sprechen oder schreiben, weisen wir darauf hin, dass es sich um ein KI-System handelt.
• Kennzeichnung von Ergebnissen: KI-erzeugte Texte und Vorschläge tragen in der Anwendung den Hinweis „Von KI erstellt“.
• Maschinenlesbare Kennzeichnung: KI-erzeugte Berichte im PDF-Format erhalten eine maschinenlesbare Herkunftsangabe (Metadaten nach IPTC und einen von uns signierten Herkunftsnachweis). Die Kennzeichnung weiterer Ausgaben bauen wir aus; für Funktionen, die vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, schließen wir dies bis zum 2. Dezember 2026 ab.
• Hinweis vor Übermittlung: Bevor Inhalte von Ihnen erstmals an KI-Dienste übermittelt werden, zeigen wir einmalig einen Hinweis, einheitlich in Structify Web, Structify Desktop (macOS und Windows), Structify Mobile und Structify Operate. Mit einem Häkchen bestätigen Sie: „Ich habe die Hinweise zur Übermittlung an KI-Dienste gelesen und zur Kenntnis genommen.“ Anschließend klicken Sie auf „Zustimmen“. Damit bestätigen Sie die Kenntnisnahme. Rechtsgrundlage der Übermittlung ist der Auftragsverarbeitungsvertrag Ihres Unternehmens, keine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

8. KI auf unserer Website

Bilder. Ein Teil der Bilder auf structify.solutions ist mit KI erzeugt: die Porträts und das gemeinsame Bild der Gründer Tim Rosen und Felix König (nachgestellte Szenen, keine Fotografien), die Branchenmotive auf den Produkt- und Lösungskacheln (Personen auf Baustellen, in Technikzentralen und Planungsbüros) und die großformatigen Stimmungsbilder zwischen Textabschnitten. Die dargestellten Personen sind, mit Ausnahme der Gründer, frei erfunden. Nicht KI-erzeugt sind die Bildschirmfotos unserer Anwendungen (echte Oberfläche mit Musterdaten) und die Logos genannter Unternehmen. Der Alternativtext jedes KI-erzeugten Bildes beginnt mit „KI-erzeugtes Bild:“.

Sprachassistent „Kai“. Bieten wir auf der Website den Sprachassistenten „Kai“ an, weisen wir vor Gesprächsbeginn darauf hin, dass Sie mit einem KI-System sprechen; das Gespräch beginnt erst nach Ihrer Einwilligung. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung (M4.6).

Nutzung durch fremde KI-Systeme. Unsere Website kann von fremden KI-Systemen, etwa Suchassistenten, gelesen und zur Beantwortung von Fragen genutzt werden. Alle Informationen auf der Website sind öffentlich.

9. Grenzen und Sorgfalt

KI-Systeme arbeiten mit Wahrscheinlichkeiten. Sie können trotz hoher Qualität falsche oder unvollständige Ergebnisse liefern. KI-Ergebnisse ersetzen keine fachliche Prüfung und entbinden nicht von der eigenen Sorgfalt. Wir gestalten unsere Funktionen so, dass Ergebnisse leicht zu prüfen und zu korrigieren sind. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

10. Ihre Rechte, Widerspruch und Beschwerde

• Ihre Bestätigung zur KI-Übermittlung können Sie in den Einstellungen widerrufen, in Structify Mobile unter Profil → Rechtliches & KI-Transparenz; vor der nächsten Übermittlung erscheint der Hinweis dann erneut.
• Ihre Rechte nach der DSGVO, einschließlich des Widerspruchsrechts, beschreibt die Datenschutzerklärung (G10). Anfragen richten Sie an datenschutz@structify.solutions. Betreffen sie Inhalte eines Kunden, ist dieser Ihr Ansprechpartner; wir leiten weiter.
• Beschwerden zur KI-Verordnung können Sie an die zuständige Marktüberwachungsbehörde richten; in Deutschland ist das die Bundesnetzagentur. Für datenschutzrechtliche Beschwerden ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht zuständig.

11. Fragen

Möchten Sie wissen, wie eine bestimmte KI-Funktion arbeitet oder welche Daten sie verarbeitet, schreiben Sie uns an datenschutz@structify.solutions.